Wie wir in zwei Stunden erkennen, welcher Prozess für KI taugt

Das Wichtigste in Kürze

• Gute Kandidaten verbinden wiederkehrenden Aufwand mit E-Mails, PDFs, Bildern oder anderem uneinheitlichen Material.
• Das Ergebnis muss messbar und prüfbar sein — sonst lässt sich später nicht sagen, ob die Lösung taugt.
• Für Fehler braucht es einen sicheren Weg: stoppen, erklären und an eine zuständige Person geben.
• Zwei Stunden reichen für eine belastbare Vorauswahl. Sie ersetzen keine technische Planung.

Viele KI-Initiativen beginnen mit Werkzeugen. Eine Gruppe sieht eine eindrucksvolle Vorführung, sammelt Ideen und sucht danach ein Problem. Das Ergebnis ist nicht selten ein Chatbot, den niemand fragt.

Wir beginnen anders. Gesucht wird eine Arbeit, die regelmäßig Zeit bindet und bisher schwer zu automatisieren war. Besonders interessant sind Stellen, an denen Menschen uneinheitliche Informationen lesen, ordnen oder zusammenführen: Bestellungen per PDF, Freitext in einer Fachanwendung, Bilder, Berichte, lange E-Mail-Verläufe. KI kann dort den Teil übernehmen, an dem klassische Software bisher scheitert. Der übrige Ablauf bleibt in normalen Programmen, Regeln und Schnittstellen.

Wir wählen keinen KI-Anwendungsfall. Wir wählen einen belastenden Prozess, in dem eine begrenzte KI-Fähigkeit den Engpass löst.

Woran ein guter erster Prozess zu erkennen ist

Sechs Merkmale haben sich in unseren Projekten als verlässlich erwiesen. Der Vorgang wiederholt sich oft genug, damit sich Aufbau, Test und Betrieb lohnen. Er bindet messbare Arbeit — Zeit, Rückfragen, Liegezeit oder Fehler lassen sich erfassen. Er enthält unordentliche Informationen: Sprache, Bilder oder wechselnde Dokumente bilden den eigentlichen Engpass, nicht die Rechenlogik dahinter.

Dazu kommen drei Merkmale, die seltener genannt werden und häufiger entscheiden. Der Vorgang endet mit einem klaren, prüfbaren Ergebnis — einem Datensatz, einem Entwurf, einem Prüfvermerk. Fehler lassen sich auffangen, weil unsichere Fälle erkannt und an eine Person gegeben werden können. Und echte Fälle sind verfügbar, samt der Fachleute, die sagen können, was richtig gewesen wäre. Fehlt eines dieser drei, wird aus dem vielversprechendsten Kandidaten ein zähes Projekt.

Der Zwei-Stunden-Termin

Für die Vorauswahl reicht ein einziger Termin, wenn die richtigen Leute im Raum sitzen: wer die Arbeit macht, wer sie verantwortet und wer die Systeme kennt. Die Agenda ist bewusst schlicht.

Tätigkeiten statt Abteilungen sammeln

Die ersten Minuten laufen fast immer gleich. Auf dem Whiteboard steht schnell „KI im Vertrieb“ oder „KI in der Produktion“ — Formulierungen, die groß klingen und mit denen sich nichts anfangen lässt. Brauchbar wird die Liste, sobald jemand von der eigenen Arbeit erzählt. In einem Termin bei einem Maschinenbauer war es der Leiter des Auftragsbüros, der beiläufig erwähnte, dass zwei Mitarbeiterinnen jeden Morgen Positionen aus Kunden-PDFs in die Warenwirtschaft übertragen. Seit Jahren. Es hatte nur nie jemand gefragt.

Brauchbare Sätze sehen so aus:

• Wir übertragen Positionen aus Kunden-PDFs in die Warenwirtschaft.
• Wir prüfen Berichte auf fehlende Pflichtangaben.
• Wir suchen in alten Protokollen nach ähnlichen Störungen.
• Wir formulieren häufig ähnliche, aber nicht identische Antworten.
• Wir vergleichen Anforderungen aus mehreren technischen Dokumenten.

Jeder Satz enthält einen Auslöser, eine Tätigkeit und ein Ergebnis. Damit wird aus einer Idee ein möglicher Prozess.

Den Vorgang auf einer Seite zeigen

Für die stärksten Kandidaten beantworten wir sieben Fragen:

• Was startet den Vorgang?
• Welche Informationen kommen hinein?
• Welche Systeme und Dokumente werden genutzt?
• Welche Entscheidungen treffen Mitarbeitende?
• Welche Ausnahmen treten regelmäßig auf?
• Was ist das verbindliche Ergebnis?
• Was geschieht, wenn etwas unklar oder falsch ist?

An dieser Seite zeigt sich regelmäßig Überraschendes. Die Frage nach den Ausnahmen fördert Nebenwege zutage, die in keinem Prozesshandbuch stehen — den Kollegen, der bei bestimmten Kunden immer noch einmal anruft, oder die Liste, in der Sonderfälle von Hand nachgehalten werden. Genau diese Nebenwege entscheiden später über Aufwand und Fehlerquote.

Manchmal zeigt die Seite auch, dass KI gar nicht nötig ist. Sind alle Eingaben sauber geordnet und alle Regeln eindeutig, reicht normale Automatisierung. Das ist keine Niederlage. Es ist meist die günstigere Lösung.

Kandidaten vergleichbar bewerten

Die Summe ist eine Hilfe, kein Orakel. Ein hoher Nutzen kann durch einen unbeherrschbaren Fehlerweg zunichtegemacht werden. Ein kleinerer Prozess mit guten Daten liefert für den ersten Piloten oft mehr.

Ungeeignete erste Piloten aussortieren

Ein wirtschaftlich interessanter Prozess kann als Einstieg trotzdem falsch sein. Wir verschieben ihn, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Ein einzelner Fehler kann unmittelbar Gesundheit, Sicherheit oder grundlegende Rechte beeinträchtigen.
• Niemand kann fachlich festlegen, was richtig ist.
• Repräsentative Daten stehen für Test und Abnahme nicht zur Verfügung.
• Der Ablauf selbst ist ungeklärt und wird von jeder Person anders ausgeführt.
• Der erwartete Nutzen besteht nur aus Stellenabbau.
• Das Ergebnis lässt sich nicht prüfen und Fehler würden spät auffallen.
• Eine vorhandene Standardfunktion löst das Problem bereits einfacher.

Der zweite Punkt klingt theoretisch und ist es nicht. In einem Termin fiel ein aussichtsreicher Kandidat, weil auf die Frage, was ein richtiges Ergebnis sei, drei Fachleute drei verschiedene Antworten gaben. Der Prozess hatte kein Datenproblem. Er hatte ein Klärungsproblem, und das löst kein Modell.

Eine enge Pilotfrage formulieren

„Wir testen KI in der Auftragsbearbeitung“ ist keine prüfbare Frage. Eine brauchbare Form lautet:

Kann ein lokal betriebener Agent bei den häufigsten Bestellformaten die festgelegten Pflichtangaben mit der vereinbarten Genauigkeit lesen, gegen Stammdaten prüfen und einen freigabefähigen Datensatz erzeugen, während unklare Fälle zuverlässig in die manuelle Prüfung gehen?

Diese Frage nennt Eingang, Aufgabe, Qualitätsmaß und Fehlerweg. Sie ist eng genug, um sie in einem begrenzten Pilotprojekt zu beantworten.

Was nach den zwei Stunden vorliegen sollte

• eine begründete Rangfolge der Prozesse,
• eine knappe Skizze des stärksten Kandidaten,
• eine erste Messung von Menge, Zeit und Fehlern,
• eine Liste der benötigten Systeme und Dokumente,
• ein benannter fachlicher Verantwortlicher,
• eine enge Pilotfrage,
• eine Liste der Punkte, die bewusst noch nicht Teil des Piloten sind.

Der Gewinner dieser zwei Stunden ist selten die Idee, mit der jemand in den Termin gekommen ist. Häufig ist es ein Vorgang, über den vorher nie gesprochen wurde, weil er zu gewöhnlich schien, um erwähnenswert zu sein.

Fazit

Zwei Stunden reichen, um aus einer langen Ideensammlung eine begründete Priorität zu machen.

Der richtige erste Prozess hat sichtbaren Aufwand, echte Daten, eine kleine unverzichtbare KI-Aufgabe und einen sicheren Weg für Fehler. So beginnt die Einführung als Verbesserung des Betriebs und nicht als Suche nach einem Platz für neue Technik.

Quellen und weiterführende Hinweise

1. NIST: AI Risk Management Framework
2. Europäische Kommission: Risikobasierter Ansatz des EU AI Act

Der richtige Prozess kommt vor dem Modell

Eine belastbare Vorauswahl spart Zeit und verhindert Piloten ohne betrieblichen Nutzen.

Prozessauswahl besprechen